Учет входящих счетов фактур. Журнал учета полученных и выставленных счетов фактур

Начиная с 2015 года, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должен вестись исключительно посредниками , выступающими в роли лиц, которые представляют интересы заказчиков. Чаще всего, в данном случае идет речь про агентов и комиссионеров.

Кто сдает и когда в 2018 году

Помимо этого, к ним можно приравнять:

Экспедиторов , которые организовывают исполнение услуг с привлечением третьих лиц.
Застройщиков , которые организовывают строительство с привлечением подрядчиков.

Необходимо отметить, что обязанность по ведению учетных журналов никаким образом не связана с системой налогообложения , применяемой посредником. Также на это не влияет то, что посредник выступает в роли плательщика НДС или налоговым агентом.

Данный порядок следует из положений налогового законодательства Российской Федерации. Именно по этой причине торговые компании, которые ведут розничную торговлю и выступают в роли агентов, не должны вести документацию данного характера.

Отметим, что организации, которые ведут торговлю розничного типа, не должны осуществлять выставление счетов-фактур во время реализации товаров. В данном случае покупателям предоставляется чек или аналогичный документ, позволяющий подтвердить отчетность. Сюда также относят квитанции, ленты, выданные в контрольно-кассовом аппарате, и прочие доступные способы.

Помимо этого, покупатели товара в розницу не могут предъявлять НДС к вычету . Это говорит о том, что у налоговой инспекции отсутствует необходимость осуществлять контроль соответствия между вычетами и суммами, которые начисляются в бюджет по таким операциям.

В налоговом законодательстве РФ есть пункт, устанавливающий обязанности, предъявляемые к процедуре ведения журнала учета. В нем идет речь про лиц, которые выступают в роли посредников и имеют право на выставление подобных счетов. Просто же на лиц, являющихся посредниками, положения данного вида не распространяются.

Форма ведения и регистрации: основные требования

Прежде всего, необходимо разобраться с тем, с какой целью ведется данная документация . Дело в том, что посредники или другие лица, подходящие под эту категорию, не уплачивают НДС.

Посредники осуществляют ведение журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур с одной целью – информирование налоговой инспекции . Они должны передать в соответствующую организацию журнал. Их выставляют покупателям, а также получают от реализаторов в соответствии с посреднической деятельностью.

На основании документации компетентные лица могут осуществлять контроль того, насколько соответствует сумма НДС и начисления при реализации товаров суммам налогообложения, которые покупатели товаров данного вида принимают дополнительно к вычету. Точно также и наоборот, на основании информации из журнала можно узнать соответствие суммы покупок, НДС, которые были уплачены.

Исходя из вышеизложенной информации, следует отметить, что в журнале посредники должны осуществлять регистрацию следующей информации :

Счета-фактуры, в которых посредники выступают покупателям от своего имени при продаже товаров, владельцами которых являются заказчики. Заказчики должны осуществлять начисление налога на добавленную стоимость. Покупатели же имеют право осуществлять принятие налога к вычету.
Те счета-фактуры, которые заказчики выставляют покупателям по товарам, проданных лицами-посредниками. Сюда также может относиться не только непосредственно сама продукция, но и услуги, которые предоставляются.
Счета-фактуры, которые реализаторы решают выставить на имя посредников в процессе покупки товаров или же выполнения работ (предоставления услуг). На основании этих данных начисляется НДС.
Данные, которые посредники выставляют по товарам, купленным у продавцов. Помимо этого, под товарами также можно подразумевать услуги имущественного характера.

В том случае, если счет выставляется в размере вознаграждения, то его не нужно подвергать процедуре обязательно регистрации. Необходимо отметить, что выполнение проверки соответствия суммы НДС можно осуществить и без использования информации из журнала.

В данном случае контроль может быть выполнен посредством использования налоговых деклараций . Эти правила также регулируются Налоговым кодексом Российской Федерации. Следует отметить, что журнал учета счетов-фактур, которые были выставлены или получены, нужно вести каждый квартал. В начале нового квартала заводится новый журнал.

Необходимо отметить, что ранее ведение данной документации должно было осуществляться исключительно на бумажных носителях . При этом, в 2011 году ситуация несколько изменилась. Согласно законодательству, была введена возможность оформления журнала в электронном виде, что в значительной степени упростило работу.

К тому же, сдача отчетов налогового вида в соответствующую инстанцию также должна осуществляться в электронном варианте. То есть если вы ведете бумажный журнал, то в процессе подготовки для сдачи отчетности в любом случае потребуется перенести их на электронный носитель. Отметим, что в данном случае целесообразнее сразу же вести журнал в электронном виде.

В журнале необходимо осуществлять регистрацию всех счетов , как первичных, так и исправленных, а также корректировочных. Вся информация должна регистрироваться в порядке хронологии. Здесь идет речь про:

Дату, когда было произведено выставление электронного счета-фактуры.
Дату, когда было произведено составление бумажного счета-фактуры.
Дату проведения исправления.

Во время налогового периода полученных или выставленных счетов-фактур быть не может. Также происходят ситуации, когда они были составлены, но еще не передавались покупателю. В подобных случаях следует осуществлять заполнение только отдельных строк в документе . В данном случае имеется ввиду заполнение названия плательщика налогов, идентификационного кода и так далее. Части журнала, которые выполнены в виде таблицы, должны остаться пустыми.

Как обеспечить правильность

В целом сложностей в процессе ведения таких документов нет. Квалифицированные специалисты могут без проблем осуществлять ведение как бумажных, так и электронных типов журналов. При этом все же возникают ситуации, когда в документах возникают определенные ошибки или недочеты .

Чтобы подобной ситуации избежать, в штате должен работать специалист, который длительное время специализируется на ведении таких документов, регулярно изучает нововведения и требования, а также знает, каким образом правильно вести ту или иную счет-фактуру. Только в том случае, если ведение записей будет осуществлять квалифицированный специалист, каких-либо проблем с налоговой службой в процессе сдачи отчетности не возникнет.

Как и кому следует вести подобный журнал, можно узнать из данного видео.

C 1 января 2015 года журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны вести только посредники, которые действуют в интересах третьих лиц (заказчиков) от своего имени. Как правило, это комиссионеры или агенты (п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 ГК РФ).

К посредникам также приравниваются:

экспедиторы, которые организуют исполнение услуг с привлечением третьих лиц, но сами в перевозках не участвуют (п. 1 ст. 801, ст. 805 ГК РФ);

застройщики , которые организуют строительство с привлечением подрядчиков, но сами в выполнении подрядных работ не участвуют.

Обязанность вести журналы учета не зависит ни от системы налогообложения, которую применяет посредник, ни от того, является ли он плательщиком НДС или налоговым агентом по НДС.

Такой порядок следует из положений пунктов 3 и 3.1 статьи 169, пунктов 5 и 5.1 статьи 174 Налогового кодекса РФ, пункта 22 постановления Пленума ВАС РФ от 30 мая 2014 г. № 33.

Ситуация: должны ли розничные торговые организации, которые продают товары в качестве комиссионеров (агентов) по посредническим договорам, вести журнал учета счетов-фактур

Нет, не должны.

Во-первых, розничные торговые организации не выставляют счета-фактуры при реализации товаров населению (п. 7 ст. 168 НК РФ). Вместо них покупателям выдаются кассовые чеки или документы строгой отчетности. К отчетам посредника, которые розничные продавцы составляют для комитентов (принципалов), они прилагают копии либо контрольно-кассовых лент, либо выданных квитанций. Из-за этих особенностей документооборота у посредника попросту не будет счетов-фактур, которые он мог бы регистрировать в журнале учета.

Во-вторых, покупатели, приобретающие товары в розницу, не предъявляют НДС к вычету. А значит, налоговым инспекциям нет смысла контролировать соответствие между суммами вычетов и суммами, которые комитенты (принципалы) начисляют в бюджет по таким операциям.

В-третьих, в пункте 3.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ, который устанавливает обязанности по ведению журнала учета, говорится о посредниках, выставляющих (получающих) именно счета-фактуры, а не какие-либо другие документы. На посредников, которые не оформляют счета-фактуры, положения этого пункта не распространяются.

Из сказанного можно сделать вывод: если розничная торговая организация от своего имени продает товары третьих лиц по посредническим договорам, такие операции в журнале учета счетов-фактур регистрировать не требуется. В отношении другой посреднической деятельности от обязанности вести журнал учета счетов-фактур такие организации не освобождаются.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 30 января 2015 г. № 03-07-11/3488.

Какие счета-фактуры регистрировать в журнале

Для начала разберемся, зачем посредники, застройщики и экспедиторы ведут журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Ведь они не платят НДС и не принимают НДС к вычету по этим счетам-фактурам.

Посредники ведут журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур с одной целью - информировать налоговую инспекцию. Посредники передают в инспекции журнал со счетами-фактурами, которые выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности.

На основании этих журналов инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Таким образом, посредники должны регистрировать в журнале учета:

счета-фактуры, которые посредники выставляют покупателям от своего имени при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), принадлежащих заказчикам. На основании таких счетов-фактур заказчики должны начислять НДС, а покупатели вправе принимать налог к вычету;

счета-фактуры, которые заказчики выставляют покупателям по товарам (работам, услугам, имущественным правам), реализованным посредниками;

счета-фактуры, которые продавцы выставляют на имя посредника при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) для заказчика. На основании таких счетов-фактур продавцы должны начислять НДС, а заказчики вправе принимать налог к вычету;

счета-фактуры, которые посредники выставляют заказчикам по товарам (работам, услугам, имущественным правам), приобретенным у продавцов.

Счета-фактуры, которые посредники выставляют заказчикам на сумму своего вознаграждения, в журнале учета регистрировать не нужно (письмо Минфина России от 22 января 2015 г. № 03-07-11/1698). Проверить, соответствует ли сумма НДС, начисленного с вознаграждения, сумме НДС, которую заказчик принял к вычету, налоговая инспекция сможет и без журнала. Она проконтролирует это с помощью налоговых деклараций, в которой посредник должен будет отразить сведения из книги продаж, а заказчик - из книги покупок.

Такие правила установлены пунктами 5 и 5.1 статьи 174 Налогового кодекса РФ.

Полный перечень счетов-фактур, которые посредники должны регистрировать в журнале учета, представлен в таблице .

За какие периоды вести журнал

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно вести за каждый налоговый период - поквартально.

Способы ведения

Вести журнал учета счетов-фактур можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 1 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Однако сдавать журнал в инспекцию в качестве налоговой отчетности можно только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Поэтому посредникам, которые не являются плательщиками НДС и не признаются налоговыми агентами, целесообразно сразу вести журналы учета счетов-фактур в электронном формате (утвержден приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93).

Остальные организации (плательщики НДС или налоговые агенты) могут вести журналы учета на бумаге. Но данные из этих журналов им все равно придется переносить в декларации по НДС, которые можно передавать в инспекции только в электронном виде через спецоператоров (п. 5-5.1 ст. 174 НК РФ).

Коды видов операций

Когда заполняете журнал, используйте коды видов операций:

по перечню, утвержденному приказом ФНС России от 14 февраля 2012 г. № ММВ-7-3/83;

по дополнительному перечню, рекомендованному письмом ФНС России от 22 января 2015 г. № ГД-4-3/794.

Заполнение журнала

Порядок заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур разъяснен в пунктах 3-12 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

В журнале регистрируйте все счета-фактуры: первичные, исправленные, корректировочные. И неважно, бумажные они или электронные. Все нужно регистрировать в хронологическом порядке.

В части 1 «Выставленные счета-фактуры»:

по дате выставления электронных счетов-фактур;

по дате составления бумажных счетов-фактур;

по дате составления (исправления) в случаях, когда счета-фактуры контрагентам не передаются.

В части 2 «Полученные счета-фактуры» регистрируйте счета-фактуры по дате их получения.

Это следует из положений пункта 3, подпункта «б» пункта 7 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 и письма Минфина России от 16 мая 2012 г. № 03-07-09/57.

Если регистрируете первичные счета-фактуры (в т. ч. исправленные), то графы 16-19 частей 1 и 2 журнала учета не заполняйте.

Фиксируете корректировочные счета-фактуры (в т. ч. исправленные)? Тогда в графах 8-19 частей 1 и 2 журнала учета укажите уточненные данные.

В налоговом периоде может и вовсе не быть выставленных или полученных счетов-фактур, в том числе корректировочных, исправленных. Или же счета-фактуры составили для себя, но покупателю не передавали. В этих случаях заполните только строки соответствующих частей журнала - наименование налогоплательщика, ИНН/КПП и т. п. Табличные части журнала оставьте пустыми.

Об этом сказано в пунктах 8 и 12 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Лучше разобраться в правилах регистрации полученных и выставленных счетов-фактур посредниками поможет таблица .

Пример заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур посредником, который не является плательщиком НДС

АО «Альфа» (заказчик) заключила договор комиссии от 5 октября № 12 с ООО «Торговая фирма "Гермес"» (посредник, не являющийся плательщиком НДС). Согласно договору «Гермес» продает партию тостеров (100 шт.), принадлежащих «Альфе» на праве собственности. Цена партии товара составляет 118 000 руб. (в т. ч. НДС - 18 000 руб.).

Сумма вознаграждения, выплачиваемая посреднику за оказанные услуги, равна 17 700 руб.

На сумму проданных товаров «Альфа» выставила в адрес «Гермеса» счет-фактуру от 23 октября № 552. Полученный от «Альфы» счет-фактуру бухгалтер «Гермеса» зарегистрировал в

Поскольку «Гермес» не является плательщиком НДС, на сумму своего вознаграждения он не выставляет заказчику счет-фактуру.

Пример заполнения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур посредником - плательщиком НДС

АО «Альфа» (заказчик) заключила договор комиссии от 5 октября № 12 с ООО «Торговая фирма "Гермес"» (посредник, являющийся плательщиком НДС). Согласно договору «Гермес» продает партию тостеров (100 шт.), принадлежащих «Альфе» на праве собственности. Цена партии товара составляет 118 000 руб. (в т. ч. НДС - 18 000 руб.).

Сумма вознаграждения, выплачиваемая посреднику за оказанные услуги, равна 17 700 руб. (в т. ч. НДС - 2700 руб.).

20 октября «Гермес» заключил договор поставки с АО «Производственная фирма "Мастер"» на поставку партии тостеров (100 шт.). 23 октября товар был отгружен покупателю.

В этот же день «Гермес» выставил в адрес «Мастера» счет-фактуру от 23 октября № 321 и передал его копию «Альфе». Этот счет-фактуру бухгалтер «Гермеса» зарегистрировал в части 1 журнала учета счетов-фактур . В книге продаж этот документ бухгалтер «Гермеса» не регистрировал.

На сумму проданных товаров «Альфа» выставила в адрес «Гермеса» счет-фактуру от 23 октября № 552. Полученный от «Альфы» счет-фактуру бухгалтер «Гермеса» зарегистрировал в части 2 журнала учета счетов-фактур . В книге покупок этот документ бухгалтер «Гермеса» не зарегистрировал.

Поскольку «Гермес» является плательщиком НДС, на сумму своего вознаграждения он выставил заказчику счет-фактуру от 23 октября № 122. Этот документ регистрируется в книге продаж, но в журнале учета счетов-фактур не регистрируется.

Ситуация: как регистрировать в журнале учета счетов-фактур счета-фактуры, составленные комиссионерами (агентами), при приобретении товаров (работ, услуг) от своего имени у нескольких продавцов или исполнителей ?

Если комиссионер (агент) приобретает для комитента (принципала) товары (работы, услуги) у нескольких продавцов или исполнителей, он может объединять данные полученных от них счетов-фактур в сводный счет-фактуру. В такой счет-фактуру можно включать данные счетов-фактур, которые были выставлены посреднику разными продавцами и исполнителями, но в один и тот же день. Это следует из абзаца 6 подпункта «а» пункта 1 раздела 2 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). В таком же порядке могут составлять сводные счета-фактуры и экспедиторы, приобретающие для клиента услуги у третьих лиц (письма Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-09/01, от 29 декабря 2012 г. № 03-07-15/161, ФНС России от 18 февраля 2013 г. № ЕД-4-3/2650). На практике составлять сводные счета-фактуры могут и застройщики, которые передают инвесторам объемы работ, выполненных подрядчиками. Причем в отличие от посредников и экспедиторов застройщики могут объединять в сводных счетах-фактурах счета-фактуры, выставленные подрядчиками в разные периоды.

Счета-фактуры, полученные от продавцов (поставщиков, исполнителей), и сводные счета-фактуры, выставленные заказчику, посредник должен зарегистрировать в журнале учета счетов-фактур.

При регистрации сводного счета-фактуры в части 1 журнала учета счетов-фактур посредник указывает:

в графе 1 - порядковый номер записи,

в графе 2 - дату выставления сводного счета-фактуры,

в графе 4 - порядковый номер и дату составления сводного счета-фактуры, указанные в строке 1 счета-фактуры,

в графе 8 - наименование заказчика (комитента, принципала),

в графе 9 - ИНН и КПП заказчика (комитента, принципала),

в графе 10 - наименования продавцов (исполнителей), у которых посредник приобрел товары (работы, услуги) для заказчика, через знак «;»,

в графе 11 - ИНН и КПП продавцов (поставщиков, исполнителей). Указывайте их через знак «;»,

в графе 12 - номера и даты счетов-фактур, полученных от продавцов (поставщиков, исполнителей),

в графе 14 - стоимость товаров (работ, услуг) с НДС по сводному счету-фактуре,

в графе 15 - сумму НДС по сводному счету-фактуре.

Это следует из пункта 7 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Сами счета-фактуры, полученные от продавцов (исполнителей), посредник (застройщик) регистрирует в части 2 журнала учета счетов-фактур. Это требование распространяется в том числе на посредников, которые не являются плательщиками НДС (п. 3.1 ст. 169 НК РФ).

Заказчики, которые передают инвестору сводный счет-фактуру, указывают в журнале учета:

код вида операции (графа 3) - «13»;

код вида сделки (графа 12) - «1».

Все коды видов сделки приведены в подпункте «м» пункта 11 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

В книге покупок посредник такой документ не регистрирует. Это следует из положений пункта 11 раздела II приложения 3 и пункта 19 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Заказчики (комитенты, принципалы), получившие от посредника «сводный» счет-фактуру, регистрируют его в части 2 журнала учета счетов-фактур в общем порядке (подп. «а» п. 11 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Заказчик указывает:

в графе 2 - дату, указанную в сводном счете-фактуре,

в графе 3 - код вида операции,

в графе 4 - дату и номер сводного счета-фактуры,

в графе 8 - наименования продавцов (поставщиков, исполнителей), указанные в строке 2 сводного счета-фактуры, через знак «;»,

в графе 9 - ИНН и КПП продавцов (поставщиков, исполнителей), указанные в строке 2б сводного счета-фактуры, через знак «;»,

в графе 14 - общую сумму к оплате с НДС, указанную в графе 9 сводного счета-фактуры,

в графе 15 - общую сумму НДС, указанную в графе 8 сводного счета-фактуры.

Графы 10-12 заполнять не нужно, так как их заполняют только посредники.

Это следует из пункта 11 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Пример составления и регистрации сводного счета-фактуры в журнале учета счетов-фактур

АО «Альфа» (заказчик) привлекает для строительства здания застройщика ООО «Гермес». «Гермес» работает с несколькими подрядчиками и поставщиками и перевыставляет полученные от них счета-фактуры «Альфе».

В I квартале «Гермес» получил счета-фактуры:

от поставщика АО «Производственная фирма "Мастер"» - № 522 от 02.02.2016;
от подрядчика АО «Стройфед» - № 354 от 02.02.2016.

На основании этих счетов-фактур «Гермес» составил сводный счет-фактуру и выставил его «Альфе» 20 февраля 2015 года. Выставленный заказчику сводный счет-фактуру и счета-фактуры, полученные от исполнителей, «Гермес» зарегистрировал в журнале учета счетов-фактур .

«Альфа» зарегистрировала полученный сводный счет-фактуру в части 2 журнала учета счетов-фактур .

Заверение журнала

Заверить журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Если журнал ведется на бумаге, то его должен подписать руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Кроме этого, журнал надо прошнуровать, а его страницы пронумеровать и скрепить печатью.

Журнал ведете в электронном виде? Тогда не забудьте заверить его электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), когда будете .

Такой порядок предусмотрен пунктом 13 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Отражение в декларации

Плательщики НДС должны отражать сведения, указанные в журнале учета, в разделах 10 и 11 налоговой декларации. Это предусмотрено пунктом 5.1 Налогового кодекса РФ.

Срок сдачи журнала в налоговую инспекцию

Посредники, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу , должны представлять в налоговую инспекцию журналы учета счетов-фактур в электронном виде. Это нужно сделать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Такой порядок предусмотрен пунктом 5.2 статьи 174 Налогового кодекса РФ.

Электронный формат журнала установлен приказом ФНС России от 4 марта 2015 г. № ММВ-7-6/93.

Передавать журналы в инспекции следует по телекоммуникационным каналам связи через спецоператоров. При отправке нужно использовать унифицированный формат, утвержденный приказом ФНС России от 9 ноября 2010 г. № ММВ-7-6/535, и применять опись документов, утвержденную приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/465.

Об этом сказано в письме ФНС России от 8 апреля 2015 г. № ГД-4-3/5880 (документ размещен на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»).

Ситуация: какая ответственность предусмотрена за несвоевременную сдачу в налоговую инспекцию журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур ?

Штраф в размере 10 000 руб.

С 1 января 2015 года журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур входят в состав налоговой отчетности. Обязанность ежеквартально сдавать такие журналы в налоговые инспекции прямо установлена для посредников, которые освобождены от уплаты НДС и не являются налоговыми агентами по этому налогу (п. 3.1 ст. 169, п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

На основании полученных от посредников журналов учета налоговые инспекции контролируют, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, комитентами при продаже товаров, суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Журналы учета счетов-фактур нужно сдавать не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Несоблюдение этого срока проверяющие квалифицируют как непредставление налоговому органу сведений о налогоплательщиках. То есть как правонарушение, ответственность за которое предусмотрена пунктом 2 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Для организаций и предпринимателей это значит штраф в размере 10 000 руб.

Хранение журнала и документов

Срок хранения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур - четыре полных года с момента последней записи (п. 13 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Организация также обязана хранить и подшивать в хронологическом порядке:

сами счета-фактуры (в т. ч. корректировочные, исправленные). При этом счета-фактуры, выставленные в электронном виде, можно хранить без распечатки (письмо ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984);

подтверждения операторов электронного документооборота.

Исправление журнала после сдачи

Ситуация: должен ли посредник - неплательщик НДС сдать в инспекцию исправленный журнал учета счетов-фактур? После сдачи первоначального журнала организация обнаружила в нем ошибки.

Обязанность подавать в инспекцию исправленный журнал налоговым законодательством не предусмотрена. Но уточненный журнал лучше все же сдать.

Посредники должны представлять в инспекцию журнал с зарегистрированными в нем счетами-фактурами, которые они выставляют покупателям и получают от продавцов в рамках посреднической деятельности (п. 5.2 ст. 174 НК РФ). Эти сведения нужны налоговой инспекции для контроля за полнотой уплаты НДС организациями, которые работают через посредников.

На основании этих журналов инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например комитентами, при продаже товаров, тем суммам налога, которые покупатели этих товаров принимают к вычету. И наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленные комитентами по приобретенным для них товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.

Таким образом, если посредник обнаружил после подачи в инспекцию ошибки в журнале учета счетов-фактур, в него нужно внести исправления и представить в инспекцию исправленный документ. Для исправления аннулируйте неверную запись в журнале, то есть отразите ошибочный счет-фактуру со знаком минус. В следующей строке журнала отразите верную запись.

Такой порядок в устных разъяснениях подтверждают представители ФНС России и Минфина России.

Как исправить журнал

Чтобы исправить ошибку в журнале, аннулируйте ошибочный счет-фактуру. То есть отразите со знаком минус стоимость товаров (работ, услуг) и сумму налога (показатели по графам 14 и 15 журнала). Затем зарегистрируйте правильный счет-фактуру со знаком плюс.

Например, посредник покупает товары для заказчика. Бухгалтер компании посредника обнаружил, что в журнале учета за III квартал указаны неверные реквизиты счета-фактуры, поступившего от продавца товаров. Указаны следующие реквизиты (неверные): № 1250 от 26 октября 2016 г. А правильные реквизиты счета-фактуры - № 1350 от 26 октября 2016 г. Журнал уже сдан в налоговую инспекцию. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер сделал следующее:

в части 1 журнала аннулировал неверную запись, отразив суммовые показатели со знаком минус. В следующей строке указал те же данные, что и в аннулированной строке, исправив только графу 12. В ней бухгалтер исправил номер счета-фактуры. Стоимостные показатели этой строки бухгалтер указал со знаком плюс;

в части 2 журнала аннулировал неверную запись, отразив суммовые показатели со знаком минус. В следующей строке указал те же данные, что и в аннулированной строке, исправив только графу 4. В ней бухгалтер исправил номер счета-фактуры. Стоимостные показатели этой строки бухгалтер указал со знаком плюс.

Для многих лиц, которые имеют дело с НДС, и 2017 году продолжает оставаться одним из основных отчетных регистров. Наш обзор сориентирует по кругу тех, кто обязан его вести, и срокам отправки за 2016-й и на 2017 год.

Учет – по старым правилам

Обязанность вести такой регистр, как журнал учета полученных и выставленных счетов фактур , прописана в пункте 3.1 статьи 169 Налогового кодекса. В 2016 году и на 2017 год никаких изменений в него кабинет министров не вносил.

Сам бланк этого журнала утвержден постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137. С нашего сайта его можно .

Это же самое постановление содержит правила внесения информации о счетах-фактурах в рассматриваемый регистр. Сокращенно его принято называть – журнал учета счетов-фактур .

Этот документ ведут поквартально. По сути, сам по себе он состоит из 2 независимых частей:

Когда подготовить

Как уже видно, рассматриваемый регистр крайне важен для налоговиков, поскольку имеет прямое отношение к расчетам с бюджетом по НДС. В связи с этим, срок сдачи журнала счетов-фактур (в 2016 году и далее) приведен в пункте 5.2 среди норм ст. 174 НК РФ, посвященных порядку и срокам уплаты этого налога.

Согласно Налоговому кодексу, крайний срок сдачи журнала – 20-е число месяца, который идет за минувшим кварталом. Он же по НДС выступает налоговым периодом на основании ст. 163 НК РФ.

Поскольку 2016 год благополучно канул в лету, есть смысл упомянуть только срок сдачи журнала счетов-фактур в 2016 году за третий квартал. Он приходится на 20 января 2017 года. По календарю это пятница, что значит – самый крайний срок.

Также самым актуальным для плательщиков НДС становится срок сдачи журнала в 2017 году . Вся информация – ниже в таблице.

Указанная норма также определяет, что журнал учета счетов-фактур фирмы и ИП сдают в налоговые инспекции, где они стоят на учете. Как ранее уже было сказано, этот регистр ведут поквартально, поэтому инспекторы ждут от вас конкретный журнал.

Имейте в виду, что возможности сдавать журнал на бумаге – нет! Абсолютно все должны придерживаться его электронного формата и отправлять по ТКС через своего оператора.

Каким должен быть формат файла журнала учета выданных счетов-фактур , а также полученных, детально изложено в приказе налоговой службы России от 04 марта 2015 года № ММВ-7-6/93.

Кто обязан

Теперь разберемся, кто сдает журнал учета счетов-фактур в 2016 и 2017 годах. Это важный вопрос, поскольку c 1 января 2015 года Федеральный закон от 21.07.2014 № 238-ФЗ внес коррективы в Налоговый кодекс, благодаря которым был существенно пересмотрен состав фирм и ИП, на которых лежит отправлять в свои ИФНС данный регистр.

Рассматриваемый регистр вести и отправлять в свою налоговую инспекцию обязаны посредники в ряде видов сделок, когда действуют в интересах клиентов от своего имени. Для целей НДС, на практике это обычно:

комиссионеры;
агенты;
экспедиторы (привлекают третьих лиц без собственного участия);
застройщики (привлекают третьих лиц без собственного участия).

Причем при решении вопроса о необходимости сдавать журнал не имеет значения, освобождает ли НК РФ от обязанности рассчитывать и перечислять НДС. Более того: это могут быть и вообще неплательщики данного налога.

Основное исключение при ведении журнала учета счетов-фактур в том, что приведенные посредники не отражают в нем фактуры, которые выписывают на свой гонорар (процент и т. п.).

Обратим внимание, что часть 1 – журнал учета выданных счетов фактур за 2016 и далее – сдают всегда вместе со второй частью. Нельзя сдать только какую-то одну часть либо их по-отдельности.

Роль и значение

Основное, что интересует инспекторов при анализе журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур – это противоречия в данных об операциях, которые отражены в этом регистре за квартал. Особенно опасно, когда у них возникают опасения насчет:

занижения НДС к уплате;
завышения налога для чрезмерного возмещения.

В подобных случаях Налоговых кодекс (п. 8.1 ст. 88) наделил инспекторов правом в ходе камеральной ревизии истребовать:

счета-фактуры;
«первичку»;
другие документы, которые имеют отношение к спорным операциям.

Однако в идеале, сначала проверяющие должны направить посреднику требование о даче пояснений по поводу журнала (письмо ФНС России от 06.11.2015 № ЕД-4-15/19395).

Вот-вот налоговики начнут в полной мере работать с своей уникальнейшей усовершенствованной электронной системой – АСК НДС-3. В нее автоматически попадают сведения из журнала учета счетов-фактур , отправленного посредником. Далее программа как бы восстанавливает цепочки всех заявленных операций по сведениям о них в счетах-фактурах. И ищет противоречия, нестыковки.

Важно, что журнал учета счетов-фактур в 2016 и 2017 годах продолжает оставаться для посредников основой для заполнения ими декларации по НДС (п. 5.1 ст. 174 НК РФ).

Представлять в ИФНС журнал учета счетов-фактур обязаны только организации-посредники. Исключение —достигнута договоренность между контрагентами о невыставлении счетов-фактур.

В октябре 2016 года Минфин России в письме от 31.10.16 № 03-11-11/63683 дал разъяснение по следующему вопросу. Продавец и агент, применяющий УСН, условились, что не будут выставлять счета-фактуры. При этом агент покупает товары для физлица-принципала. Получается, что последнему счета-фактуры также не выставляются. Не нарушит ли агент закон, если не будет ни вести, ни сдавать в ИФНС журнал учета счетов-фактур относительно данных коммерческих операций?

Минфин РФ пояснил, что это не будет засчитано как нарушение. Когда покупатель не платит НДС, то может вместе с продавцом подписать соглашение о невыставлении счетов-фактур. Получается, раз счета-фактуры не выставляются, агент не обязан вести журнал учета счетов-фактур относительно процедур покупки товаров для данного принципала.

Когда надо заполнять журнал полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал регистрации счетов-фактур посредник должен вести в тех кварталах, когда он выставлял или получал счета-фактуры.

Когда сдавать журнал в 2019 году

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Попробовать

В каком виде оформлять журнал

«Хет-бет» зарегистрировал полученный сводный счет-фактуру в части 2 журнала учета счетов-фактур .

Коррекция после сдачи

У посредников — неплательщиков НДС может возникнуть вопрос: если организация сдала журнал и потом нашла там ошибки, то должна ли она представить в ИФНС исправленный журнал учета счетов-фактур? Ответ здесь следующий: в законе не прописано, что нужно сдавать откорректированный журнал в ИФНС. Однако лучше это сделать. Чтобы внести правки в документ, аннулируйте некорректный счет-фактуру. Это значит, отразите со знаком «-» стоимость товаров и сумму налога. Корректный счет-фактуру зарегистрируйте со знаком «+».

К примеру, посредник приобрел товары для заказчика. В бухгалтерии посредника увидели, что в журнале учета за II квартал введены неправильные реквизиты счета-фактуры, полученного от продавца. Указано: № 9769 от 9 марта 2017 г. Должно быть: № 3131 от 18 февраля 2017 г. При этом журнал уже в инспекции. Тогда бухгалтер в части 1 журнала аннулировал некорректную запись и суммовые показатели указал со знаком «-». В следующую строку ввел то же самое, что и в аннулированной строке, и скорректировал графу 12, указав правильный номер счета-фактуры. Показатели стоимости — указал со знаком «+».

В части 2 журнала аннулировал неверную запись и отразил суммовые показатели со знаком «-». В следующей строке указал то же самое, что и в аннулированной, но скорректировал графу 4, где исправил номер счета-фактуры. Показатели стоимости указал со знаком «+».